Persónuverndarstefna Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands

Nýlega tók ný persónuverndarreglugerð (lög nr. 90/2018) gildi í Evrópu. Reglugerðin eykur öryggi persónuupplýsinga með því að gera auknar kröfur til þeirra sem meðhöndla þær.

Nýsköpunarmiðstöð Íslands (NMÍ) vill stuðla að því að auka vernd og réttindi einstaklinga sem eiga viðskipti við miðstöðina og því viljum við upplýsa þig um hvernig við meðhöndlum persónuupplýsingar þínar og hvetjum þig til að skoða persónuverndarskilmála Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands.

Persónuverndarstefnan

 Almennt

Nýsköpunarmiðstöð Íslands (NMÍ) vill stuðla að því að auka vernd og réttindi einstaklinga sem eiga viðskipti við miðstöðina og því viljum við upplýsa þig um hvernig við meðhöndlum persónuupplýsingar þínar og hvetjum þig til að skoða persónuverndarskilmála Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands.

Nýsköpunarmiðstöð Íslands heyrir undir atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneyti og starfar eftir lögum um opinberan stuðning við tæknirannsóknir, nýsköpun og atvinnuþróun (nr. 75/2007).

Vegna heimildar almennings, samkvæmt nýju lögunum, á að leggja fram andmæli við vinnslu persónuupplýsinga skal tekið fram að NMÍ er óheimilt að eyða upplýsingum nema með heimild frá Þjóðskjalasafni Íslands sbr. lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Með persónuverndarstefnu Nýsköpunarmiðstöðvar er leitast við að gera grein fyrir hvernig söfnun, geymslu og vinnslu persónuupplýsinga er háttað hvort sem um er að ræða starfsfólk, viðskiptavini eða annarra eins og við á hverju sinni, hvort sem NMÍ er í hlutverki ábyrgðaraðila eða vinnsluaðila.

Hvaða gögnum söfnum við og geymum?

Persónugreinanlegar upplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Þú gætir verið beðin(n) um að gefa upp persónugreinanlegar upplýsingar þegar þú átt í samskiptum við NMÍ.  Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, beint eða óbeint, almennar, fjárhagslegar eða viðkvæmar.   Nýsköpunarmiðstöð Íslands safnar gögnum um þig þegar  þú óskar eftir leiðsögn, eða skráir þig á námskeið þá söfnum við nauðsynlegum upplýsingum, svo sem nafni þínu, póstfangi, símanúmeri, netfangi og heppilegum samskiptamáta. Það fer eftir hverju máli fyrir sig eða málaflokki hvaða persónuupplýsingum er safnað aukalega. 

Hvers vegna geymum við þessi gögn?

Nýsköpunarmiðstöð Íslands nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær eru safnaðar fyrir.  Persónuupplýsingum er aldrei miðlað til þriðja aðila nema að fengnu samþykki eða í samræmi við samninga eða lög.

Nýsköpunarmiðstöð Íslands vinnur oftast með persónuupplýsingar eftir að einstaklingar hafa haft samband að fyrra bragði til að afgreiða fyrirspurnir og erindi, afgreiða umsóknir um styrki, námskeið, aðsetur á frumkvöðlasetrum og taka við umsóknum um störf hjá miðstöðinni.  Einnig er unnið með persónuupplýsingar um einstaklinga sem skrá sig á póstlista okkar, skrá sig á viðburði á vegum okkar og þegar verslað er í vefverslun Nýsköpunarmiðstöðvar (slóð – sér stefna?)

Persónuupplýsingar gætu einnig verið notaðar til að svara fyrirspurnum frá opinberum valdhöfum eins og Ríkisendurskoðun, Fjármálaráðherra og Alþingi en eru gerðar ópersónugreinanlegar við fyrsta tækifæri. 

Við fylgjum stefnu um varðveislu gagna, til að stuðla að því að persónuupplýsingum sé eytt eftir hæfilegan tíma miðað við tilgang varðveislunnar, nema lög krefjist þess að slíkar upplýsingar séu varðveittar í lengri tíma. Enn skal tekið fram að NMÍ er óheimilt að eyða upplýsingum nema með heimild frá Þjóðskjalasafni Íslands sbr. lög um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Við gerum viðeigandi ráðstafanir til að eyða öllum persónuupplýsingum, sem ekki er lengur þörf á í samræmi við viðeigandi lög, verkferla og stefnu okkar.

Hverjir vinna með persónuupplýsingarnar?

Oftast er það starfsfólk Nýsköpunarmiðstöðvar sem  vinnur með persónuupplýsingarnar og þær fara ekki út fyrir stofnunina.  

Hvernig geymir NMÍ gögnin?

Þegar upplýsingar berast Nýsköpunarmiðstöð Íslands eru þær skráðar í skjalakerfi stofnunarinnar.  Öryggi upplýsinganna er tryggt eftir fremsta megni og hefur einungis það starfsfólk  aðgang að þeim sem hafa leyfi til þess.  

Persónuverndarfulltrúi

Hlutverk persónuverndarfulltrúa er að upplýsa viðkomandi stofnun eða fyrirtæki og starfsfólk þeirra um skyldur samkvæmt persónuverndarlögum, sinna þjálfun starfsfólks, gera úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar. Persónuverndarfulltrúi tekur jafnframt á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um. Persónuverndarfulltrúinn er einnig tengiliður við Persónuvernd og vinnur með henni, sem og fylgist með því að farið sé að persónuverndarlögum.  Ef upp koma vafamál varðandi persónuverndarstefnu Nýsköpunarmiðstöðvar hafið þá samband, personuvernd@nmi.is

Vafrakökur

Þegar farið er inn á vef Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands vistast vafrakökur (e. cookies) í tölvu notandans. Vafrakökur eru textaskrár sem eru notaðar til þess að greina heimsóknir á vefsíðuna eftir IP-tölum.  Umferð á vefinn er mæld með Google Analytics sem vistar IP tölu, vef, gerð vafra, stýrikerfi og leitarorð ef það er notað. Þessar upplýsingar eru eingöngu notaðar til að þróa vefinn og bæta þjónustu við notendur hans. Aðrar vefsíður geta ekki lesið upplýsingarnar sem eru geymdar í vafrakökunni. Allir vafrar bjóða upp á takmörkun á notkun á vafrakökum eða að slökkt sé á þeim, en það er stillingaratriði hjá notanda.

SSL skilríki

Vefur Nýsköpunarmiðstöðvar er með SSL skilríki til að gera samskipti og gagnaflutning í gegnum þá öruggari.  SSL er notað til að dulkóða ýmis samskipti, meðal annars vefumferð. Með SSL eru upplýsingar sem sendar eru milli notenda vefmiðla dulkóðaðar, og gögnin sem flutt eru á milli skila sér á réttan stað á öruggan máta.

Póstlisti

Ef þú skráir þig á póstlista Nýsköpunarmiðstöðvar Íslands þá vinnum við með nafn þitt, netfang og  vinnustað. Sú vinnsla byggir á samþykki þínu og þér er heimilt að afturkalla það samþykki þitt hvenær sem er og skrá þig af póstlista okkar.

Fyrirvari

Nýsköpunarmiðstöð Íslands áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu sinni ef þurfa þykir í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga.

 


Persónuverndarfulltrúi

Helga Halldórsdóttir
Helga Halldórsdóttir
Verkefnastjóri