Leiðbeiningar fyrir opinberar stofnanir

Nýsköpun og opinber innkaup, af hverju?

Við sem kaupendur þurfum að fara að hugsa til lengri tíma við opinber innkaup með aukinni áherslu á nýsköpun.

Nýsköpun í opinberri stjórnsýslu gegnir lykilhlutverki svo ná megi markmiðum ríkisstjórnarinnar um betri og skilvirkari þjónustu hins opinbera. Gæði þjónustu og skilvirkni hjá hinu opinbera eykst þegar lögð er áhersla á nýsköpun.

Eitt meginmarkmið laga um opinber innkaup er m.a. að efla nýsköpun.

Opinber innkaup geta verið mikilvægt tól til að efla nýsköpun. Eins geta opinber innkaup og nýsköpun stuðlað að því að þau vandamál sem stjórnvöld standa frammi fyrir í dag, svo sem hærri aldur íbúa, framkvæmdir, umhverfismál,  upplýsingatækni o.s.frv. fái hagkvæma lausn.

Nýsköpun og lög um opinber innkaup

Samkvæmt lögum um opinber innkaup er nýsköpun:

  • Þróun nýrrar eða verulega bættrar vöru
  • Þróun þjónustu eða ferlis, svo sem við framleiðsluferli, byggingarferli
  • Þróun nýrrar markaðssetningaraðferða eða nýrra skipulagsaðferða í viðskiptaháttum
  • Þróun á skipulagi vinnustaða eða ytri samskiptum, m.a. í þeim tilgangi að hjálpa til við að takast á við samfélagsleg verkefni eða styðja við áætlanir um sjálfbæran hagvöxt

Hvernig tengjast opinber innkaup og nýsköpun?

Kaupendur hafa mikið vald við að ákveða hvað er boðið út og hvaða kröfur eru gerðar til þess. Við gerð kröfu- og þarfalýsingar er hægt að horfa til nýsköpunar. 

Hvernig? Með því að endurhugsa kröfulýsingu og gera frekar þarfalýsingu. Hvað þarf kaupandinn í stað þess að skilgreina niður í smæstu smáatriði hvaða kröfur hann gerir til þess sem boðið er út.

Ekki alltaf nota 100% verð sem valforsendu- það er ekki alltaf hagkvæmast.

Hver er munur á kröfu- og þarfalýsingu? Í kröfulýsingu eru gerðar nákvæmar kröfur til þess sem boðið er út. Í þarfalýsingu er lýst þeim þörfum sem það sem boðið er út þarf að uppfylla.

Kaupendur geta einnig heimilað frávikstilboð, sbr. 52. gr. Frávikstilboð geta oft boðið upp á nýjungar sem kaupandi gat e.t.v ekki séð fyrir sér áður en útboðslýsing var skrifuð.

Ekki velja ávallt á grundvelli lægsta verðs. Aðrir þættir geta oft skilað meiri hagkvæmni og um leið aukið nýsköpun.

Markaðskannanir er heimilt að gera sem undanfara útboðs, sbr. 45. gr. Þá er kjörið tækifæri fyrir kaupendur til að kanna markaðinn og sjá hvort hægt er að efla nýsköpun í því sem bjóða skal út.

Slíka markaðskönnun má gera með formlegri beiðni um upplýsingar (e. Request for Information eða RFI) á auglýsingavettvangi útboðsauglýsinga á EES-svæðinu (ted.europa.eu)) eða innanlands (utbodsvefur.is) en þar kalla kaupendur eftir upplýsingum frá markaðnum um það sem þá vantar. Þannig geta fyrirtæki og þar á meðal nýsköpunarfyrirtæki sent inn upplýsingar um sínar lausnir og kaupandi horft til þess þegar útboðslýsing er skrifuð.

Til hvers að horfa til nýsköpunar við opinber innkaup?

Samkeppni eykst og um leið hagkvæmni við innkaup. Kaupanda getur boðist nýjar lausnir á hagkvæmari máta. Nýsköpunarlausnir geta einnig gagnast þjóðfélaginu í heild t.d. með því að draga úr kolefnisspori eða einfalda stjórnsýslu og þjónustu við borgarana.

Hverju þarf að gæta að?

Gæta þarf að viðmiðunarfjárhæðum sem kveða á um útboðsskyldu. Þegar heildarvirði samnings við kaup á vöru eða þjónustu fer yfir 15,5 milljónir eru innkaupin útboðsskyld.

Gæta þarf að heildarvirði samninga, þ.e. hvort það nái viðmiðunarfjárhæðum vegna útboðsskyldu. Dæmi: Ef um hugbúnaðarinnkaup er að ræða þá þarf t.d. að taka tillit verðs á hugbúnaðinum auk séraðlögunar, leyfis, reksturs og viðhalds- eða þjónustusamnings.

Meginreglan er að þegar reiknað er út virði samnings skal miða við þá heildarfjárhæð sem kaupandi mun greiða fyrir innkaup. Taka skal tillit til allra valkvæðra ákvæða samnings og hugsanlegra endurnýjunar samnings. Sjá nánar 25.-32. gr.

Dæmi:

Árleg gjöld 2 milljónir, hýsing 20 þús. á mánuði, séraðlögun 7 milljónir. Ekki tiltekinn lokatími:

2 milljónir + 12*20.000 = 3.2450.000 pr. ár

Heildarvirði samnings er 19.960.000 kr. sem nær viðmiðunarfjárhæðum um útboðsskyldu á EES   (7 + 4 x 3,245).

Hvað er undanskilið útboði?  - 11. gr. laga um opinber innkaup

Vert er að minnast á að ákveðin innkaup eru undanskilin útboði og eru þau talin upp í 11. gr. laganna.

Ákvæði þetta skal túlka þröngt og eru kaupendur hvattir til að leita sér lögfræðiráðgjafar við mat á því hvort innkaup falli þar undir.  Lögin taka til að mynda ekki til þjónustusamninga um

  • Rannsókn og þróun á þjónustu, að frátöldum samningum þar sem kaupendur bera allan kostnað af þjónustunni og hafa einkarétt á að njóta góðs af árangrinum í starfsemi sinni.

Slíkir rannsókna- og þjónustusamningar geta leitt til nýsköpunar og eru því undanþegnir þegar þeir gagnast fleiri kaupendum og fela í sér greiðslu á hluta kostnaðar við þjónustuna.

Nánar um innkaup á rannsóknum og þróun á þjónustu

Í þeim tilvikum þar sem markaðurinn býður ekki upp á viðunandi lausnir eða aðlögun á lausnum sem eru líklegar til að mæta þörfum hins opinbera getur verið nauðsynlegt að hvetja markaðinn til að þróa sérsniðna lausn. Opinberir aðilar geta þannig kallað fram nýjar lausnir með opinberum innkaupum. Í slíkum tilfellum eru opinberir aðilar hvattir til að horfa til pre commercial procurement (PCP), sem hægt er að þýða lauslega sem kaup og þróun á frumgerðum. Kaup og þróun á frumgerðum er mikilvægt tól til að örva nýsköpun þar sem það gerir almenningi kleift að stýra þróun nýrra lausna í átt að þörfum þeirra.

Niðurstöður rannsóknar- og þróunarferlisins hjálpa til við gerð tækniforskriftanna sem verða síðan notaðar við útboð á þeim innkaupum sem um ræðir.

Af hverju er hvatt til að beita kaupum og þróun á frumgerðum (PCP)?

Aðferðin getur skapað bestu skilyrðin fyrir fjölbreyttari markaðssetningu og notkun á rannsókn og þróun. Aðferðin getur gagnast við að leysa samfélagsleg vandamál t.d í heilbrigðisþjónustu, umhverfismálum o.s.frv. Einnig er möguleiki að þessi leið dragi úr kostnaði við útboð opinberra aðila.

Hér er skýringarmynd sem sýnir ferlið á einfaldan hátt:

Ríkiskaup veita nánari ráðgjöf hvað útboð og innkaup varðar. Leiðbeiningar þessar eru ekki tæmandi og koma ekki í stað lögfræðiráðgjafar vegna tiltekinna innkaupa.